電子版文件是把紙質文檔內容以計算機軟件如word、Excel、PP、CAD、photoshop等軟件編輯出來，可以通過郵件、U盤、網絡或其他傳送方式傳送的文件。
在網上，PDF幾乎已成一種通用的文件格式，許多知名網站供網友下載申請表格和文檔都選用了PDF（比如托福網站上的模試題）。PDF的中文譯名是“便攜式文檔格式（Portable Document Format)”，這個文件格式的一大特點是可以在文檔中內嵌字體，并忠實地保留文檔原貌，因而可以跨越不同的操作系統和語言平臺，版面格式也是整齊劃一，不會像Word文檔那樣因為版本的不同而格式各異。
打開、查看PDF的程序，大家熟悉的是免費軟件Acrobat Reader，其實它只是Acrobat軟件的一個部分-正版的Acrobat還包括了Acrobat Distiller、Acrobat Catalog和PDF Maker等。
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