(一)索賠證據是關系到索賠成敗的關鍵。只有在保存好完整的原始資料的情況下,才能將每一項索賠項目分初步設計圖紙、施工圖或設計變更的圖紙、業主的書面指令、洽商記錄和信函文件或每周例會紀要的記錄、增加費用或支出的原始合同、單位以及實物照片等整理成證據,來證明索賠的成立,以爭取索賠成功。
(二)施工索賠證據如下:
1、招標文件、投標書、中標通知書、工程預算書、工程量清單、施工合同及附件、工程圖紙、技術規范、設計文件及有關技術資料、發包人認可的施工組織設計文件、開工報告、工程竣工質量驗收報告。
2、工程各項有關設計交底記錄、變更圖紙、變更施工指令。
3、工程各項經發包人、監理工程師簽字的簽證。
4、工程各項會議紀要、協議、往來信件、指令、信函、通知、答復。
5、施工計劃及現場實施情況記錄、施工日報及工長日志,備忘錄。
6、工程送電、送水,道路開通、封閉的日期記錄。
7、工程停水、停電和干攏事件影響的日期及恢復施工的日期。
8、工程預付款、進度款撥付的日期及數額記錄。
9、工程有關施工部位的照片及錄象。
10、每天的天氣記錄,工程會計核算資料。
一、合同履行過程中的注意事項
(一)重視經濟索賠的管理
當出現如甲供材料延遲供貨、指定分包合同延誤、重大設計變更等情況和付款延遲等發包人違約情況時,承包人可向發包人提出工期延長和直接損失補償的索賠;在此等情況下,施工企業須注意遵循合同約定的索賠提出時限。施工企業并應正確掌握索賠的尺度,將當前利益與長遠利益、工作關系與企業信譽相互權衡而做出所需的合理取舍,以實現預期的管理目標。
(二)掌握結算的主動權
項目實踐中常常存在由于建設單位的推諉而遲遲不能順利進行工程結算的情況。當事人約定,發包人收到竣工結算文件后在約定期限內不予答復,視為認可竣工結算文件的,按照約定處理。施工企業應善于利用此條款的規定,在備案合同中寫明工程竣工驗收后,乙方提出工程結算并將相關資料移交甲方,甲方自接到上述資料后天內審核完畢,到期未提出異議,視為已方提交的結算已獲得甲方的認可,或者在合同結算條款中約定執行《建設工程價款結算暫行辦法》規定。
(三)做好工程資料的管理
施工過程會形成各種類型的大量工程資料,其中對訴訟工作具有較高價值的資料主要有:招投標文件、合同、洽商記錄、認價單、會議紀要、工作聯系單、竣工驗收單、圖紙等。
施工企業應在合同履行中做好此等資料原件的收集和保管。法律規定:無法與原件核對的復印件不能單獨作為認定案件事實的依據;在只有復印件而沒有原件、對方當事人又對該證據予以否認的情況下,復印件不能單獨作為認定事實的依據,需要其他相關證據進行證據補強。
施工企業還應規范相關文件的簽字、簽收手續,洽商記錄、索賠報告、結算書應有接收單位授權簽收人的簽收記錄,會議紀要應有與會人員的親筆簽名,打印的名字不具法律效力。在對方拒絕簽收情況下,可采用特快專遞或者公證送達的方式完成相關的證據保全。
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